La protocolización de instrumentos públicos se ha adaptado a la nueva situación derivada de la pandemia, tanto la que se efectúa en las notarías como la que se hace en las oficinas de registro

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La protocolización de documentos, tanto la que se efectúa en las notarías como la que se hace en las oficinas de registro, ha seguido su marcha, aunque adaptándose a la nueva situación derivada de la pandemia, manifestó el superintendente de Notariado y Registro, Rubén Silva.

Así, por ejemplo, como ocurre desde hace muchos años, el documento base para el registro civil de los recién nacidos es el certificado que expide en centro hospitalario que atiende el parto; pero ahora se ha hace innecesario llevar el bebé a la notaría para tomar la huella de su pie.

En cuanto a las oficinas de registro, se busca que en todo el país los usuarios puedan hacer sus diligencias de forma virtual, mientras una parte de los trabajadores de la Superintendencia labora desde su lugar de residencia.

EL NUEVO SIGLO: ¿Cómo están trabajando las notarías?

RUBÉN SILVA: Las notarías están abiertas desde el momento en que el Presidente habilitó el servicio notarial dentro de las excepciones.

Hace casi un mes están trabajando cinco horas diarias y en algunos casos los días sábados y domingos.

ENS: ¿Cuáles son los servicios que más se solicitan?

RS: Básicamente los tradicionales: la autenticación de documentos, la firma de escrituras públicas de compra y venta, de hipotecas, de cancelación de hipotecas. Los temas de los matrimonios civiles también se han venido efectuando. De manera que al estar habilitado el servicio de notarías, también se han habilitado todas las actividades que, de manera habitual, estas tienen asignadas dentro de sus funciones.

ENS: ¿Cómo se están adelantando los registros de nacimiento?

RS: En este momento se está utilizando lo que se llama el certificado de nacido vivo. Este es un certificado que expiden las clínicas y los hospitales. Con este documento se está surtiendo lo correspondiente al registro civil. Este certificado de nacido vivo suple para todos los efectos legales lo del registro civil, dado que de manera conjunta con la Registraduría Nacional del Estado Civil expedimos dos circulares con ocasión de esta pandemia y para evitar problemas en la propagación del virus, hemos suspendido la impresión de la huella dactilar del menor de 7 años y también se ha suspendido temporalmente el requisito de la comparecencia del menor a la notaría para realizar el registro civil.

ENS: ¿Se han afectado los ingresos de los notarios?

RS: Los notarios han alegado con ocasión a este aislamiento en el que estamos, que sean distribuidos los ingresos para ellos. Han tenido dificultades para pagar la nómina. De manera que están pidiendo medidas especiales para apoyarlos en esta coyuntura.

ENS: ¿Cómo ha migrado a la virtualidad la atención del público?

RS: En Bogotá tenemos implementado lo que es la radicación electrónica. El 70% de los trámites de escrituración es sometido a registro. En las oficinas de registro de la Superintendencia en Bogotá se puede hacer de manera no presencial por parte de los ciudadanos. Esto quiere decir que el usuario de los respectivos actos de escrituración en la notaría paga los derechos de registro, paga los impuestos departamentales de registro y automáticamente, la Superintendencia por medio de un software que hemos desarrollado expide un número de radicación de documentación en la oficina de registro. De manera que de esta forma se evita que el usuario tenga que asistir a la oficina correspondiente en Bogotá. Esto es de manera digital.

Estamos trabajando a marcha forzada para implementar esta herramienta tecnológica en las principales ciudades del país. Es un proceso complejo desde el punto de vista de tecnología, pero estamos trabajando de marchas forzadas para implementarlo en las principales ciudades, como acabo de mencionar.

ENS: ¿Los trabajadores de la Superintendencia hacen algunas de sus actividades en casa?

RS: Sí señor. Estamos implementando, con base a las directrices del Gobierno, el trabajo en casa.

No ha sido un trabajo fácil por temas de tecnologías, sobre todo en materia de registros. Estamos implementando lo que hemos denominado escritorios remotos en las principales ciudades. Esto quiere decir que los abogados calificadores, los que estudian los documentos que son sometidos a registro, estamos implementando para que en casa –por medido de un software especial para el efecto– desarrollen las actividades de calificación de los documentos.

Ajustes en las notarías

Hace unas semanas Álvaro Rojas, presidente de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, le contó a EL NUEVO SIGLO que “inicialmente, los turnos eran de tres horas y prácticamente un día por semana. Hoy son tres días en la semana cada notaría en horario de cinco horas. Lo que queremos garantizar es que se preste el servicio. Se amplió a tres días los turnos por notaría y cinco horas el horario de atención al público. El Gobierno evaluará si los turnos son suficientes y se ampliará la necesidad”.

Sobre el tema de los ingresos, Rojas precisó que “nuestra infraestructura es de muchos años de consolidación de nuestras sedes propias que nos ha permitido sobreaguar por estos días, pero el notariado no resiste más de un mes si no tiene unos recursos de financiación apropiados, porque la mayoría de notarios de provincia del país no tienen ingresos suficientes, y estos son subsidiados por el resto de notarios”.

“Este servicio tiene una autofinanciación. Nosotros estamos afrontando con recursos propios esta crisis. No lo aguanta, como no lo aguanta ningún sector productivo. Al momento, no hemos despedido a un solo funcionario de notarías”, expresó.

Despacho seminormalizado

Con la expedición de la Resolución 3747 del 8 de mayo de 2020, la Superintendencia de Notariado y Registro levantó la suspensión de términos en 11 oficinas de registro de instrumentos públicos del país y en consecuencia, reanudaron su atención al público desde el 11 de mayo.

Las oficinas que reanudaron su servicio son: Bogotá zonas norte, centro y sur; Medellín zonas norte y sur; Cali, Barranquilla, Cartagena, Santa Marta, Bucaramanga y Valledupar. El horario de atención al público es de 8 de la mañana a 1 de la tarde.