LA PRESIDENCIA de la República, como parte de su iniciativa de implementar la metodología del Cero Papel, reglamentó la Gestión Documental y de archivo en Colombia y, a la vez, autorizó que un expediente esté conformado tanto por documentos físicos como por documentos electrónicos. El gerente general de Servisoft, Vladimir Peña Pinzón, empresa colombiana especializada en servicios para la gestión electrónica de documentos y administración de archivos, y que tiene como producto estrella a Mercurio, dice que “la Ley General de Archivos, nos ha permitido ser abanderados en el mercado con nuestros productos que ya están en Bogotá y Medellín y en otras ciudades intermedias”.

Con Mercurio, las empresas nacionales han avanzado en este proceso. Este es un sistema de gestión documental, que nació en 1999 y con el soporte funcional y esquema de trabajo apunta a que en las compañías lleguen pronto a Cero Papel. Dentro de los beneficios que proporciona este sistema a las organizaciones, resaltan el poder automatizar los procesos del Centro de Información Documental (CID). A la fecha, ServiSoft ha digitalizado más de 100 millones de documentos para 190 empresas y cuenta con más de 65 mil usuarios finales, que usan diariamente el software. Este producto Mercurio tiene un software que cuesta cerca de 200 millones, pero las pymes pueden arrendarlo con de 1,8 millones de pesos al mes.

Dentro de los beneficios que proporciona este sistema a las organizaciones, resaltan el poder automatizar los procesos del Centro de Información Documental (CID) e integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos.