Gabriel Sonny Cubillos

Periodista de EL NUEVO SIGLO

La documentación de las instituciones del Estado que sean suprimidas o fusionadas debe pasar a la entidad que asuma sus funciones, sin embargo en el caso de los ministerios, superintendencias o departamentos administrativos, como el liquidado DAS, será el Archivo General de la Nación el que asuma en custodia el cuidado de ese material.

Esta disposición hace parte de una política para la protección documental del Estado, que desde el punto de vista normativo se afinca en la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos; el Decreto 1515 de 2013, el cual establece que los organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por cualquier razón se supriman, dividan, liquiden o fusionen deberán entregar sus archivos y documentos históricos al Archivo General de la Nación o los archivos generales territoriales de su jurisdicción; y el Decreto 029 del 14 de enero de 2015, a través del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden.

La preservación del patrimoniodocumental del Estado es una política pública que no solo se debe comprender desde el punto de vista institucional sino que también responde al derecho al acceso a la información que tiene todo ciudadano.

Incluso la preservación de este material es necesaria en caso de que se presenten investigaciones de carácter fiscal, disciplinario o penal, por lo que debe estar al alcance de los respectivos órganos de investigación y control.

La subdirectora de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos del Archivo General de la Nación, Clara Inés Beltrán, explicó a EL NUEVO SIGLO que “en los casos de los entes autónomos o ministerios, el Archivo General es el custodio de los archivos de la administración central, estamos hablando de ministerios, superintendencias y departamentos administrativos”.

La funcionaria señaló que “los procesos liquidatorios tienen dos componentes en materia de documentos: la documentación, por ejemplo en el caso de una entidad liquidada, con la que contaba, que nosotros llamamos técnicamente el fondo documental de la institución que termina su vida administrativa, pero durante esa fase liquidatoria de acuerdo con unas regulaciones legales, el liquidador tiene que seguir unos pasos administrativos y jurídicos que tienen que quedar registrados también en documento. Entonces ahí se conforma un fondo específico que solamente está relacionado con esta liquidación”.   

En ese sentido Beltrán dijo que “ese fondo en los casos eventuales que un ministerio desapareciera o una superintendencia o un ente autónomo, debería venir a residir como custodia al Archivo General de la Nación como un caso especial”.

En los demás casos como los entes territoriales, la documentación pasará a manos del organismo que sustituye a la entidad liquidada o a la cabeza del sector.

Archivo muerto

Coloquialmente en algunas entidades públicas y el sector privado se habla del archivo muerto, sin embargo, Clara Inés Beltrán señaló que “los archivos tienen una vida permanente cuando así requerimos que permanezcan como memoria para resolver problemas de gestión en las entidades que continúan su marcha. Lo único que no desaparece de una entidad cuando ésta culmina su actividad porque se toma la decisión de que no es viable administrativa ni financieramente, lo único que sigue permaneciendo son sus archivos. Y permanecen porque siguen existiendo unas necesidades por parte de los ciudadanos, por parte de los entes de control, y esas necesidades y obligaciones son de largo aliento”.

Precisamente esta necesidad surge por experiencias que fueron tan amargas para el país en materia de corrupción como es el caso Foncolpuertos, debido a que no se tomaron en su momento las previsiones para controlar y asegurar esos archivos de esa entidad que entró en proceso de liquidación y otros casos similares que se han presentado.

En este sentido Beltrán explicó que se ha querido en el Decreto 029 del 14 de enero de 2015 “regular y dar una ruta técnica para quienes entran en un proceso de liquidación, supresión, también cuando se fusionen entidades o se privaticen, los documentos no tengan riesgo”.

Dicho Decreto define quiénes son los primeros responsables de que se cumpla la norma, cómo se tienen que gestionar los recursos para que se asegure el debido procesamiento de la documentación y desde el punto de vista técnico, cuáles son los pasos que de una manera ordenada deben dar tanto los entes en el orden nacional como en los territorios.

Por otra parte, el Archivo General de la Nación como ente de control  tiene la obligación de vigilar que haya el cumplimiento de este Decreto en toda su extensión, divulgarlo y dar todas las herramientas para que se pueda aplicar.