Por iniciativa del mismo Congreso se está en conversaciones con el Archivo General de la Nación para hacerle nuevas entregas de documentos legislativos. La idea es que abarque el lapso que va desde principios del Siglo XX hasta los años 90.

Así lo indicó el director del Archivo General de la Nación, Carlos Zapata Cárdenas. “Por normatividad los documentos del Congreso no deben ser transferidos obligatoriamente al Archivo General de la Nación, sin embargo, el Congreso de la República mediante un convenio que tiene con el Archivo General de la Nación, ha venido entregándonos en custodia, no con transferencia de la titularidad de los documentos en sí mismo, buena parte de los documentos que podríamos decir hacen parte del acervo histórico de la Nación. Esos documentos reposan actualmente aquí, y si bien es cierto pueden ser consultados cada vez que alguien necesite información, nosotros solicitamos autorización al Congreso de la República para que la documentación se pueda consultar”, explicó.

Añadió que “estamos en este momento, precisamente, por iniciativa del mismo Congreso, conversando sobre la posibilidad de que nos hagan nuevas entregas de documentos, fundamentalmente todo aquello que tiene que ver con los antecedentes legislativos, de manera que por un lado quedan bien conservados, este edificio fue construido para archivo, y por el otro puedan estar disponibles para consulta al público”.

El funcionario dijo también que “no tenemos de los últimos años, tenemos de principio del siglo XX, y lo que quisiéramos es que nos pudieran entregar, por lo menos, aquello que sea anterior a la década de los noventa del siglo XX, de aquello que se considere documentación histórica porque también el Congreso conserva los documentos que podríamos decir son de carácter administrativo de la gestión misma legislativa y que no tienen propiamente un carácter de conservación histórica, y por l0 tanto se conservan es en las instalaciones del archivo general del Congreso”.

En el Archivo General de la Nación reposa la mayoría de los documentos producidos por el Parlamento entre el siglo XIX y principios del Siglo XX. Es el caso del debate que adelantó en septiembre de 1929 Jorge Eliécer Gaitán sobre la Masacre de las Bananeras, la relación Bolívar y Santander, la disolución de la Gran Colombia, la Constitución de Rionegro, la guerra de los Mil Días, el despojo de Panamá, el juicio a Marco Fidel Suárez, entre otros.

Labor dispendiosa

Equipos del archivo general de la Cámara de Representantes y del archivo general del Senado trabajan junto con el Archivo General de la Nación para establecer la nueva documentación legislativa que sería entregada a esta última entidad en calidad de custodia, entre lo que se cuenta varias toneladas de gacetas. Sin embargo es una labor dispendiosa, pues entre otras hay que tener en cuenta la tabla de retención documental, como lo establece la Ley 594 del año 2000.

Precisamente, esta Ley indica que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Igualmente, establece que todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Aunque en lo que tiene que ver con el carácter reservado de algunos documentos públicos, indica la norma que la reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano.

En tanto que la Ley 69 de 1973 creó la sección deBiblioteca del Congreso con la función de organizar para el servicio exclusivo del Congreso, un departamento de archivo y documentos y una oficina de referencias legislativas encargados de suministrar a los senadores y representantes todas las informaciones, estudios y antecedentes de los asuntos a su consideración, así como la asistencia, asesoría y cooperación en la elaboración y preparación de los informes, ponencias, análisis y crítica encomendados a los miembros del Congreso.