El registro civil tiene validez universal y es el “único documento público que legalmente prueba la existencia de una persona”. Por eso, tener registro civil de nacimiento es un derecho de las personas, que valga la reiteración, da derecho a tener otros derechos como salud o educación.

Con la aprobación del artículo 118 de la Ley 1395, las personas pueden registrarse en cualquier parte del país y no sólo en el lugar de nacimiento “todos los actos, hechos y providencias que deban inscribirse en el registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior”, dice la norma.

Con este marco jurídico, la Dirección Nacional de Registro Civil desarrolló un aplicativo que permite hacer la inscripción en registro civil en cualquier Registraduría, Notaría, consulado y hospital autorizado.   Así mismo, la persona puede obtener una copia de su registro civil en cualquiera de las Registradurías porque el servicio está en línea. 

Actualmente, la Base de Datos de Registro Civil (BDR) contiene más de 53 millones de Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, tramitados en todas las Registradurías y Notarías.

En la base de datos del Servicio Nacional de Inscripción se encuentran inscritos a la fecha, 45.668.724 registros civiles de nacimiento, 3.016.527 registros civiles de matrimonio y 4.459.029 de defunción.
Con esta información digitalizada, la Registraduría puso al servicio de los colombianos una búsqueda a través de la web de la oficina donde se encuentra inscrito el registro civil, teniendo en cuenta que no todos los registros civiles que están en tomo y folio y que reposan en cada una de las notarías del país, están grabados

A través de la página institucional de la Entidad, www.registraduria.gov.co, los usuarios pueden consultar el certificado de inscripción del registro civil de nacimiento o de matrimonio de los colombianos, el cual incluye la información sobre el número del documento, nombres, fecha y  lugar donde se realizó el trámite.

Los demás datos que se encuentran en la base de datos de registro civil de la Registraduría tienen carácter reservado de acuerdo con el Artículo 213 del Código Electoral el cual señala que “tienen carácter reservado las informaciones que reposen en los archivos de la Registraduría referentes a la identidad de las personas, como son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica”, por lo cual no se incluirán en el certificado.

Con esta información, los usuarios pueden acercarse a la oficina que allí aparece a solicitar las copias necesarias del registro civil y continuar con los trámites donde son solicitados estos documentos.

 

Cómo consultar

Para hacer la consulta, el usuario debe ingresar a la página web www.registraduria.gov.co y en el banner habilitado para esta herramienta ingresar criterios de búsqueda como lo son los nombres y apellidos del nacido o los contrayentes, la fecha de nacimiento o del matrimonio, el documento de identidad, el serial del registro civil y/o en el caso del registro civil de nacimiento el Número de identificación personal, NIP o Número Único de Identificación Personal, NUIP, cuando estos datos se conozcan.

Los criterios de búsqueda pueden diligenciarse en su totalidad o escribir los datos que tenga la persona que realiza el trámite. Con cualquiera de las dos opciones el sistema generará la búsqueda de la información en la base de datos para darle respuesta al usuario.

Una vez se hayan ingresado los datos, se abre en la aplicación una pantalla de consulta en la cual se encontrará la información solicitada, con datos de la inscripción del registro civil, la cual debe ser verificada por quien consulta, con el fin de cerciorarse de que esa sea la consulta realizada y requerida, y no se trate de información que pertenezca a otra persona.

 

Más controles

En la actualidad los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, sus copias y las certificaciones son expedidos y entregados a los ciudadanos en un papel que no ofrece todas las garantías de seguridad que impidan su falsificación, y además dificulta el control eficiente del recaudo cuando se efectúa este trámite.

El Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001. “por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto Ley 1260 de 1970 y se dictan otras disposiciones” ordenó implementar el papel de seguridad para el registro civil y garantizar así la legitimidad del documento.

La citada norma señala en su Artículo 4: “Formato único de registro civil y papel de seguridad: Los funcionarios de registro civil y los notarios, expedirán copias y certificados de las actas, folios y seriales que reposen en sus archivos, el formato único y en el papel de seguridad que contenga las especificaciones mínimas que para el efecto determine la Registraduría Nacional del Estado Civil.

El Registrador Nacional del Estado Civil determinará la fecha a partir de la cual será obligatoria la utilización del papel competente de que trata el presente artículo”.

La Registraduría quiere ir más allá, al plantear una solución definitiva de seguridad que permita fortalecer el sistema de registro civil en Colombia.

La idea es que se diseñe y produzca un papel de seguridad, se realice una distribución limitada y se implemente un software de control, que se haga control a todo el proceso del trámite, es decir que la Registraduría tenga el control de producción, distribución, entrega, recaudo y diligenciamiento de los mismos.

 

Papel de seguridad

Colombia actualmente cuenta con un sistema de identificación biométrica en sus cédulas de ciudadanía y en las tarjetas de identidad para niños, niñas y jóvenes de 7 a 17 años, con altos estándares de seguridad y modelo universal de acuerdo con el Banco Mundial.

Sin embargo todas las bases de datos de identificación se basan en el registro civil, que no cuenta con características de seguridad óptimas y estándares que garanticen la invulnerabilidad de los documentos.

El papel de seguridad que utilizaría para la expedición de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción tiene como principal objetivo disminuir el intento de fraude y la falsificación de estos documentos. También pretende que la Entidad lleve un mejor control del recaudo de las copias y certificaciones teniendo en cuenta que la Registraduría no es la única Entidad que expide registros civiles; también lo hacen las notarías y en algunos casos las alcaldías.

La idea es que el mismo tenga características de seguridad que sean visibles al ojo humano, (ojo desnudo) pero que también tengan detalles ocultos que solo puedan ser percibidos por el sistema robusto con el que cuenta la Registraduría Nacional.

Con este proyecto se busca generar una serie de formas continuas de documentos en blanco que tendrían una seguridad específica en el papel, las orlas, los microtextos, en las tintas, entre otros, para garantizar que la información que se imprime en una copia del registro civil, ya sea de nacimiento, de matrimonio o de defunción sea exactamente igual al documento original.

 

Avances

http://www.registraduria.gov.co/1-de-octubre-de-2012-No-68-El.html - volverPara hacer efectivo el derecho a la identidad de todos los niños y niñas del país, la Registraduría creó y puso en marcha el proyecto “900 nuevas oficinas” de registro civil de nacimiento.
Este proyecto formó parte de los nueve subproyectos que la Registraduría desarrolló dentro del Proyecto de Modernización Tecnológica en su segunda fase, con el cual se logró que en cada una de las sedes de la Entidad, ubicadas en los 1.102 municipios del país se tuviera acceso al software de registro civil desde el que se pueden grabar y consultar los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.
Así mismo, este sistema se instaló a 84 notarias del país y 25 consulados en Estados Unidos, España, Venezuela, México, Canadá, Panamá, Ecuador y Brasil, para garantizar el servicio con equidad para todos.
De acuerdo con la Encuesta de Demografía y Salud realizada en el 2005, el 7,2% de los niños y niñas del país carecen de registro civil de nacimiento, situación que les impide acceder a otros derechos como salud y educación. Sin embargo, de acuerdo con un estudio desarrollado por el Banco Interamericano de Desarrollo entre los años 1999 y 2007, el problema es aún más grave en la zona rural, donde la tasa de subregistro puede alcanzar el 15%.

Para garantizar la inscripción y el trámite del registro civil de nacimiento mediante un procedimiento eficaz y gratuito, como lo establece el Código de la Infancia y la Adolescencia, la Registraduría se propuso que todo niño o niña debe salir del centro médico donde nació con su registro civil de nacimiento. 

Para lograr lo anterior, determinó como una política interna otorgar sin ningún costo la licencia del software a los hospitales y clínicas privadas, creando unidades de registro civil en las entidades de salud. 
Gracias a esta estrategia 285.319 niños y niñas han sido registrados al momento de nacer en las clínicas y hospitales de todo el país, desde el año 2008.
Del total de menores de edad, 40.315 corresponden a los recién nacidos registrados en las clínicas y hospitales durante el año 2008, en el año 2009 la cifra ascendió a 63.044 registros y en el 2010 la cifra llegó a 71.241, en el 2011 a 68.567 y de enero a agosto del presente año se llevaba un total de 42.152 registros civiles de nacimiento realizados en clínicas y hospitales.
Hoy son 308 unidades de registro civil que trabajan en los centros asistenciales de diferentes partes de Colombia para disminuir las tasas de subregistro y facilitarle este trámite a los padres de familia.

Con 35 unidades de registro civil, Bogotá es la ciudad del país en la que más estaciones se han instalado en clínicas y hospitales, seguida del departamento de Nariño con 22, Antioquia con 21, Tolima con 17 y Bolívar, La Guajira y Valle del Cauca que cuentan con 14 unidades cada uno.

Las clínicas y hospitales de Bogotá que prestan este servicio han registrado desde el año 2008 un total de 82.928 niños y niñas al momento de nacer. Así mismo, dentro de los departamentos que han registrado el mayor número de niños y niñas desde ese mismo año se encuentra el departamento de Tolima con 18.004 registros civiles de nacimiento, seguido de Antioquia con 12.368 registros, continúa Valle del Cauca con 11.872 y La Guajira con 11.515 recién nacidos inscritos en clínicas y hospitales.

 

Cómo se presta
Con el fin de garantizar a los niños y niñas el registro civil de nacimiento desde el mismo momento de nacer, la Registraduría ha dispuesto que desde las clínicas y hospitales se inscriban en el sistema central de la entidad los registros civiles de nacimiento. Para ello, los centros de salud deben contar con el software de registro civil que les permite prestar este servicio de forma oportuna, eficaz y eficiente, de tal manera que ayude a disminuir las tasas de subregistro.

Para la asignación de la unidad de registro civil, la entidad de salud debe contar con un equipo de cómputo, una línea telefónica y adquirir las licencias del software de inscripción al registro civil, por medio de un convenio con la Registraduría.

Luego de la entrega del software necesario para la elaboración del documento de identidad, la Registraduría brinda la capacitación a los funcionarios asignados en el hospital o la clínica y el soporte técnico necesario que garantice un buen servicio y la correcta inscripción en el momento de registrar al recién nacido.
Al nacer el bebé, el funcionario del centro médico debe diligenciar el serial del registro civil de nacimiento. Los registros realizados se llevan a la Registraduría del municipio o la localidad a la cual pertenece el centro asistencial. Para que el documento adquiera plena validez, el registrador firma el registro civil y le asigna el Número Único de Identificación Personal, Nuip.
El Nuip es un número compuesto por 10 dígitos que identificará al recién nacido hasta su muerte, lo que significa que será el número asignado para todos sus documentos de identificación pasando por el registro civil de nacimiento, la tarjeta de identidad desde los siete hasta los 17 años de edad y la cédula de ciudadanía a partir de los 18 años.
Las ventajas de este servicio van desde la facilidad y rapidez con que la familia obtiene un documento vital para su hijo, hasta garantizar los derechos del nuevo colombiano que al contar con su Número Único de Identificación Personal, queda amparado por el servicio de salud.
 

Defunciones

Con la intención de que las personas fallecidas en los hospitales y clínicas sean registradas, desde el año 2011 la Registraduría ha realizado capacitaciones en el manejo de las inscripciones de registro civil de defunción, dirigida a las personas encargadas de prestar este servicio en los centros asistenciales.
 
El proceso para realizar este registro no es muy diferente al realizado para inscribir al recién nacido dentro del sistema de registro civil. Una vez el médico firma el acta de defunción, ésta es entregada al funcionario para que elabore el registro de defunción que será remitido a la Registraduría.
 
Las capacitaciones ya se han realizado en los departamentos de Antioquia, Valle, Nariño, Bolívar, Tolima, Huila y Sucre, lo que significa que los funcionarios delegados por las clínicas y hospitales para prestar esta función ya están habilitados para inscribir el registro civil de defunción.