Se desarrolla la implementación en las entidades del Estado de la estrategia Cero Papel, la cual está en consonancia con una política del Plan de Desarrollo 2010-2014 de una gestión pública más eficiente. En este sentido se busca sustituir los flujos de documentos en papel por soportes y medios electrónicos.
Sin embargo, esto no significa el final del documento en papel en las entidades públicas sino que se complementa con el electrónico, indicó Jhon Alexánder González, subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico del Archivo General de la Nación.
EL NUEVO SIGLO: ¿El documento electrónico podrá reemplazar al documento en papel en el sector oficial?
JHON ALEXÁNDER GONZÁLEZ: En ningún momento lo reemplaza, creo que se complementan. Hay documentos que por su naturaleza pueden ser objeto de una automatización, luego quiere decir que se desmaterializarán, pero convivirán en un ambiente híbrido, es decir que documentos físicos con documentos electrónicos van a tener un tratamiento que garantice la conformación de expedientes, obviamente la que se constituya en evidencia para el Estado colombiano.
ENS:¿Qué clase de documentos necesariamente deben permanecer en papel?
JAG: No es que necesariamente la misma naturaleza de los documentos establece cuál será el soporte más adecuado. Hay documentos que por la facilidad de uso, por las condiciones de distribución o de acceso, seguramente serán objeto de una desmaterialización, es decir, se convertirán en documentos electrónicos, porque también hay que recordar que en el Decreto 2609, los tipos de información también implican a los documentos físicos y a otro tipo de documentos que no son físicos pero que siendo electrónicos cobran otros tipos de características, como por ejemplo las páginas web, los archivos de correo electrónico, los archivos de las bases de datos, etc. Entonces, la misma naturaleza de los documentos electrónicos determina el formato y el soporte. Quiero decir con esto que no necesariamente se circunscribe a algunos en papel y otros en medio electrónico, sino la misma naturaleza determina su soporte y formato.
ENS: ¿Cómo ha sido la articulación delArchivo General de la Nación con el Ministerio de las TIC para definir los lineamientos de la estrategia Cero Papel?
JAG: No solamente con el Ministerio de las TIC, en cierta forma nosotros hemos desplegado la Directiva Presidencial 04, que tiene que ver con la formulación de un plan de eficiencia administrativa, y eso ha significado que juntos con Mintic en el marco del Convenio 446 de 2011 y también a través de la convocatoria que hizo el Ministerio de las TIC, la convocatoria 564 con Colciencias se formulara un modelo de administración electrónica y se formulara una guía de implementación. El producto de esta convocatoria con Colciencias implicó que el Ministerio de las TIC y el Archivo General de la Nación conformaran unas mesas de trabajo que tuvieron como resultado la formulación de lo que se denomina en el mundo de la administración pública hoy como las guías de Cero Papel. Esas guías de Cero Papel pueden ser accesadas por los ciudadanos y están disponibles en el sitio web preservandoparaelfuturo.org
Esas guías son un referente técnico, no son lineamientos, no son normativas exigibles, pero digamos que es el producto de la articulación que hemos tenido con el Ministerio de las TIC.
Ahora bien, hay algo que nos ha permitido desarrollar la Ley General de Archivos y es la firma de un decreto conjunto entre el Ministerio de las TIC y el Archivo General de la Nación, que es el Decreto 2609, que desarrolla el capítulo 5° de la Ley 594, y desarrolla los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011.
Este Decreto determina cómo se deben tratar los documentos y expedientes electrónicos y físicos en el Estado colombiano.
Qué no es
González explicó que Cero Papel proyecta un slogan, que se puede traducir en términos de “ser eficiente, optar por buenas prácticas, tener una gestión documental eficiente, responsable, que se planifique la gestión documental en el Estado”.
Añadió que no es Cero Papel digitalizar sin criterios, pretender eliminar documentos sin antes valorarlos. “Lo que no es Cero Papel es justificante para comprar tecnología sin estudios previos, tecnología que implique la compra de software, la compra de equipos para la digitalización sin antes tener criterios puntuales para poder gestionarlos”.