Gabriel Sonny Cubillos

Periodista de EL NUEVO SIGLO

Los 25 años de vida del Archivo General de la Nación le han permitido consolidarse como una entidad de carácter técnico que se ocupa de racionalizar la gestión documental del Estado.

Así lo indicó el director General de esta entidad, Carlos Zapata, quien explicó que se sigue trabajando en lamodernización de la gestión documental pública en un modelo basado en las nuevas tecnologías de la información.

EL NUEVO SIGLO: ¿Cómo ha sido la evolución normativa para favorecer los fines del Archivo General?

CARLOS ZAPATA: El Archivo General de la Nación fue creado mediante la Ley 80 de 1989 y fue producto de un proceso de modernización de lo que hasta ese entonces se denominó Archivo Nacional de Colombia, que a su vez había sido creado en 1868. Es decir, que si sumamos el tiempo del Archivo Nacional con el tiempo del Archivo General de la Nación, estaríamos hablando de 146 años de una entidad que ha cumplido una función muy importante para el país, como es la de preservar el patrimonio documental y la memoria de todos los colombianos.

Esta transformación que se da en el año de 1989 fue gracias a las gestiones adelantadas por el doctor Jorge Palacios Preciado, quien fue el último director del Archivo Nacional durante el gobierno del presidente Virgilio Barco. El propósito de esa transformación no era otro que el de dar un paso en la modernización de una entidad que hasta ese entonces se dedicaba a la conservación de documentos de valor histórico del país y con una visión más orientada hacia la administración de la totalidad de los archivos públicos del Estado, no solamente los de carácter histórico sino los archivos de tipo administrativo que para ese entonces ya planteaban un reto para el Estado y para el Gobierno porque muchos de ellos no contaban con personal calificado, con infraestructuras, con edificios, con políticas y con normas que permitieran que esa documentación de trámite de la administración pública más adelante pudiera llegar a convertirse en esa memoria histórica que tendríamos que preservar para las generaciones del futuro.

ENS: ¿Cuáles nuevas funciones adquirió el Archivo General de la Nación a partir de su creación?

CZ: A partir de la creación del Archivo se transforma en una entidad de conservación de documentos históricos, sigue cumpliendo esa función de custodio de ese tipo de documentos, pero adicionalmente se le asignan unas funciones nuevas que eran muy importantes: la primera de ellas era la de que el Archivo  General debería ser el ente rector de la política pública de archivos del país. Eso significaba que a partir de ese momento tenía que asumir un rol muy importante como formulador de política. El otro importante rol que tenía que cumplir era articular lo que en ese entonces se denominó el Sistema Nacional de Archivos, que no era otra cosa sino el conjunto de todos los archivos públicos del país que se articulaban para desarrollar esa política y garantizar los fines de la Constitución Política. Es decir, que fuéramos una entidad que le sirviera a todos los colombianos y a la ciudadanía en general.

A lo largo de la creación de esos 25 años se han dado unos ítems muy  importantes. En el año 2000 el Gobierno nacional dicta por la Ley 594, que se convierte en la Ley General de Archivos, una ley que se aplica a todos los entes públicos y a los privados que cumplen funciones públicas, y cuyo propósito fundamental era garantizar la normalización de la función archivística del Estado.

Desde ese momento se le asigna adicionalmente en la Ley una función de especial importancia que es la de ser el inspector de los archivos públicos del país. Esto significa que el Archivo General de la Nación adquiere funciones como policía administrativa desde el ámbito de la gestión documental, lo que le permite hacer inspección, control y vigilancia a todos los archivos públicos del país, independientemente de la jurisdicción territorial, y adicionalmente sancionar a las entidades renuentes a cumplir la Ley General de Archivos y las normas que después se derivarían de esta Ley general.

Adicionalmente a este ejercicio, el Archivo en desarrollo de la coordinación que hace sobre el Sistema Nacional de Archivos, comienza un trabajo de capacitación de los funcionarios públicos responsables de dirigir la gestión documental de todas las entidades del Estado.

Modernización

Zapata dijo que “hemos venido trabajando en la modernización de esa gestión documental pública, y cada vez estamos aproximándonos más a un modelo de gestión documental basado en las nuevas tecnologías de la información, trabajo que lo estamos articulando con el Ministerio de Tecnologías de la Información a través del Programa de Gobierno en Línea. Tenemos unas líneas de trabajo con el Ministerio en lo que tiene que ver con regulaciones propias del documento electrónico, estamos trabajando también con el Departamento Administrativo de la Función Pública en el modelo integrado de planeación y control.