En Colombia, muchos equipos administrativos de las empresas no cuentan con los procesos automatizados ni la tecnología necesaria para atender los procesos financieros. Esto ha llevado a agudizar dentro de las organizaciones asuntos como la facturación o registro de proveedores, ya que al no contar con sistemas digitales, las compañías acumulan pendientes de manera exorbitante.

De hecho, un estudio realizado por la firma Ardent Partners revela que el 69% de los líderes financieros reconocen la necesidad de tener “sistemas más inteligentes que generen mayores eficiencias” como una de sus prioridades estratégicas.

Para Andrés Sarmiento, gerente de soluciones financieras de Suplos (antes Intelcost), compañía latinoamericana especializada en el tema y creadora de un software en la nube para la gestión de abastecimiento y de las cuentas por pagar, la automatización es clave para las áreas financieras de las empresas, ya que puede disminuir hasta en un 76 % los costos que produce un tema de generación de compra mediante proceso manual.

Por ejemplo, en multinacionales de países desarrollados, los procesos que abarcan desde la orden de compra hasta el pago pueden costar un promedio de US$12.88. Sin embargo, con un proceso de automatización, el costo puede disminuir hasta US$2.56 en el transcurso de un año, lo que evidencia ahorros en más de un 80% por cada documento procesado.

Pero, ¿cuáles son esos sectores en los que las empresas estaban mejor preparadas en términos de gestión financiera para situaciones como las que vive el mundo actualmente? Sarmiento responde:

Oil & Gas: Este sector tiene la responsabilidad de manejar múltiples proveedores, por lo que la implementación de herramientas como las Ventanillas Virtuales de Radicación y Seguimiento a las facturas que hacen sus proveedores ha permitido la reducción de tareas manuales por parte de los equipos administrativos y financieros.

Servicios públicos y telecomunicaciones: Las empresas de este sector siempre tienen proveedores de bienes y contratistas que les permiten operar de manera ininterrumpida. Por esto, en cuanto a la digitalización, estos sectores han implementado la Autogestión de Certificados Tributarios, para que las proveedores y contratistas puedan descargar su información tributaria sin la necesidad de solicitar la información por teléfono o correo, lo que libera tiempo de las personas encargadas de esta función dentro de las organizaciones.

Banca y financiero: Estos sectores han liderado sus procesos durante la pandemia a través de la implementación de soluciones de control de flujo de caja, en donde además de presupuestos de compras, pueden hacer presupuestos de caja, que le permiten de manera efectiva controlar y medir la rentabilidad de sus operaciones.

Logística y transporte: Para este sector se volvió indispensable incluir dentro de sus operaciones el confirming y factoring. El confirming es un mecanismo que genera beneficios para todas las partes. Básicamente se conecta a los proveedores, pagadores y factores en una misma plataforma, para que los proveedores obtengan sus recursos de manera anticipada (sin deuda). Con esta herramienta, las empresas corporativas obtienen el beneficio de financiar a sus proveedores sin la necesidad de usar recursos propios y el factor puede ofrecer tasas competitivas porque hay respaldo en el pago.

 “El covid-19 ha demostrado la importancia de desarrollar procesos de digitalización dentro de las empresas, ya que permite que áreas como la de operaciones generen ahorros de hasta un 30 % y disminuyan sus márgenes de error en procesos de facturación, registro de proveedores, entre otros”, cuenta.

Errores más frecuentes

Si bien la digitalización ha hecho más eficientes las operaciones de algunas industrias en el país, muchas aún se encuentran rezagadas a los procesos manuales. Esto las ha convertido en constante blanco de

1. La pérdida de facturas, ya que al manejar un alto número de papelería, muchas veces el personal a cargo pierde el control de su documentación.
2. El no registro de proveedores es un error común entre las empresas que en el corto o mediano plazo afecta el pago de los prestadores de algún servicio.
3.  El pago de una factura dos veces, debido a que en ocasiones -por ejemplo- la persona encargada de este proceso cambia de turno o se va de vacaciones y el que llega a su reemplazo, piensa que no la ha pagado porque no hay registro.
4. Problemas con certificados tributarios o diligencias con la DIAN, ya que al no tener procesos de control digitales, muchas veces se mezclan los registros de manera equivocada o se pierde trazabilidad de la información.

Según un estudio realizado por la firma consultora KPMG, la mitad de los CEO a nivel mundial aseguran que el covid-19 adelantó la transformación digital del modelo operativo en el 80 % de las empresas, fortaleciendo la capacidad de respuesta de las mismas ante eventos disruptivos.