La Contraloría General de la República advirtió a la Unidad Nacional de Protección –UNP- ante el riesgo de pérdida de bienes por la falta de seguimiento y control del parque automotor a su cargo.

El organismo de control trasladó a la Procuraduría General de la Nación cuatro hallazgos con presunto alcance disciplinario detectados en una Actuación Especial practicada a la UNP y, simultáneamente, emitió sendas Funciones de Advertencia por los mismos hechos.

Aparte de las deficiencias detectadas en el control del parque automotor, los hallazgos tienen que ver principalmente con el manejo presupuestal y administrativo de algunos convenios interadministrativos celebrados por la entidad, y el incumplimiento de la  normatividad relativa a los soportes que requiere la adopción de medidas de protección.
La Contraloría evidenció que se presentan debilidades de control, clasificación, consistencia, confiabilidad y oportunidad de la información en temas relacionados con solicitudes de protección, evaluación de riesgos, medidas implementadas y beneficiario atendidos, entre otros.

Una de las cuatro Funciones de Advertencia que emitió el organismo de control tiene que ver con el riesgo evidenciado en la ejecución contractual para la implementación del sistema de información misional SISPRO, toda vez que a pesar que el contrato comenzó en octubre de 2012 y culminó en julio de 2014, no se había puesto en producción ni se ha implementado.

Este informe de la Contraloría salió a la luz pública en un debate de control político que realizó a finales de noviembre pasado la Comisión Primera del Senado sobre la Unidad Nacional de Protección (UNP). El Senador Manuel Enrique Rosero rescató entonces los hallazgos de la Contraloría en la auditoría sobre la vigencia 2012, cuyos resultados generaron el no fenecimiento de la cuenta de esta entidad por gestión desfavorable.

En el transcurso del 2014, la Ccontraloría ha recibido 11 denuncias relacionadas con presuntas irregularidades presentadas en la UNP con el manejo de recursos, inventarios, medidas de protección, nómina paralela, contratación y supervisión, y pago de viáticos, entre otros temas.

 

Costo-beneficio de arrendar vehículos frente a utilizar los propios

 

En la Actuación Especial de la Contraloría determinó que, de acuerdo con información reportada por la UNP, la entidad cuenta con 46 vehículos disponibles (13 blindados, 27 corrientes y 6 motocicletas), que se encuentran en parqueaderos de la entidad y que no se han asignado para labores administrativas, ni a esquemas o medidas de protección.
De estos vehículos, existen 9 blindados nivel III modelo 2008, 10 corrientes 2008 y uno 2001, que de acuerdo con sus características podrían ser usados por la entidad para las labores mencionadas o en alguna medida para apoyar la labor de la subdirección de protección.

Pese a la disponibilidad de estos vehículos, la UNP ha rentado 12 para cumplir labores de apoyo administrativo y misional por parte de los funcionarios, sin que exista un análisis comparativo de costo-beneficiado que le permita determinar las ventajas de la adquisición de vehículos a título de arrendamiento por un valor mensual de $3 millones frente a utilizar los vehículos propios con los costos de mantenimiento, gasolina, impuestos, etc.

Esta situación generó una Función de Advertencia por el riesgo de pérdida de recursos ante la ausencia del análisis costo-beneficio, por desconocimiento de los principios de la Gestión Fiscal consagrados en el artículo 8 de la Ley 42 de 1993, como son eficiencia, eficacia y economía.

 

Deficiencias en control a entrada y salida de vehículos

 

La Contraloría emitió otra Función de Advertencia por el riesgo de pérdida de recursos ante la falta de procedimientos y debilidades en el seguimiento y control del parque automotor de la entidad.

Al realizar visita de inspección al Parqueadero Sede Montevideo se evidenció falta de control a la entrada y salida de vehículos y ausencia de soportes de autorización para el uso de los mismos por parte de los conductores, escoltas o en general personal administrativo.

Esto se debe a la ausencia de procedimientos e incumplimiento de los objetivos del sistema de Control Interno contemplados en el artículo 2 de la Ley 87 de 1993, lo cual permite que la responsabilidad ante la pérdida o deterioro de los bienes se diluya.

Se evidenciaron deficiencias en los controles establecidos para el manejo de los vehículos por parte de la entidad, entradas, salidas, ubicación, asignación sin documento físico, etc.

Se asignan vehículos sin que se evidencie autorización previa por escrito de la alta dirección que justifique la misma.

No se evidencia un procedimiento administrativo contable para la clasificación y registro de los bienes en los estados contables de la Entidad.

 

No hay inventarios detallados de vehículos transferidos

Otro presunto hallazgo disciplinario, que motivó una Función de Advertencia adicional, tiene que ver con el hecho de que no se evidencien los inventarios detallados de cada uno de los vehículos que fueron transferidos a la UNP de parte del DAS, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio del Interior y de Justicia.
La Contraloría advirtió a la entidad por el riesgo de pérdida de bienes ante la falta de seguimiento y control de este parque automotor.

A la fecha de la visita de la Contraloría no se evidenciaron las hojas de vida de los vehículos ni actuaciones posteriores al traslado de los mismos.

En la carpeta de actas de transferencia de bienes, no se evidenciaron los inventarios detallados de cada uno de los vehículos transferidos, ni las actas de entrega y recibo a satisfacción, con el fin de determinar mediante inspección física el estado de los bienes, su ubicación, especificaciones técnicas y accesorios incorporados en cada uno de ellos, requisito para formalizar la entrega y recibo real y material de los mismos.

No fue posible tampoco obtener los inventarios de bienes, resultado de la toma física al cierre de las vigencias 2012 y 2013.

 

Hallazgo por recaudos de convenios interadministrativos

 

En la verificación de los convenios interadministrativos se evidenció falta de control y seguimiento al recaudo de los recursos y al cumplimiento de las condiciones establecidas en los contratos.

La situación señalada afectó la programación de ingresos y gastos de la Unidad, puesto que para cumplir los convenios la Unidad debe celebrar contratos de arrendamiento de los vehículos y generar erogaciones a cargo de su prepuesto, sin que los recursos provenientes de los convenios sean recuperados dentro de los términos pactados en las cláusulas, generando un desequilibrio presupuestal.

Prueba de ello son los siguientes casos:

*En el convenio No. 066 de 2013 celebrado con la Personería Municipal de Cali, se estableció un valor de $10 millones; sin embargo al 4 de marzo de 2014, solamente aparece soporte de recaudo por $3.3 millones, a pesar de que en el texto del convenio se establecían pagos mensuales de $1.5 millones, sin que se evidencia modificación al convenio.

*En cuanto al convenio No. 020 de 2013 suscrito con la Alcaldía de Santa Marta por $45 millones, a la fecha de la auditoría solamente se habían recaudado $20 millones, a pesar de haberse ejecutado en el 2013.

*En el convenio celebrado con la Gobernación del Valle por $31 millones, no se ha realizado recaudo alguno por falta de registro presupuestal, requisito indispensable para su perfeccionamiento por parte de la Gobernación.

*En el caso del convenio 1376 de 2013 don la Alcaldía de Barrancabermeja, a pesar de que se ejecutaron $3 millones y no se recibió su pago, existe acta de liquidación del 5 de noviembre de 2013 declarando paz y salvo a la Alcaldía por todo concepto.

La situación anterior denota incumplimiento del artículo 1 de la Ley 1066 de 2006 que establece que "Conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público".

En este caso, la CGR emitió Función de Advertencia por el riesgo de pérdida de recursos, por la incertidumbre en el recaudo de los mismos y por el incumplimiento de los derechos y obligaciones pactadas y legalmente constituidas.

La UNP tiene la obligación de realizar la gestión de cobro de las obligaciones pactadas en los convenios interadministrativos. Sin embargo, en la revisión de este tema se evidenciaron deficiencias en el seguimiento, control y recaudo de dichos recursos, situación que para la Contraloría pone de presente una conducta presuntamente disciplinaria.

 

Falta de control y seguimiento a la ejecución presupuestal

 

Adicionalmente, la CGR determinó como un hallazgo presuntamente disciplinario el hecho de que la entidad haya realizado sustitución de fuentes de los recursos de su presupuesto, contraviniendo lo establecido por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-337 de 1993, pues ello evidencia falta de control y seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos provenientes de los convenios interadministrativos y desconocimiento de la Ley General de Presupuesto.

Las situaciones anteriores generan conducta presuntamente disciplinaria y dieron lugar a una Función de Advertencia de la Contraloría a la UNP por los riesgos de pérdida de los recursos a cargo de la entidad.