PLAZO HASTA 2019
7 tips para migrar a factura electrónica

Foto Pexels
Pequeñas, medianas y grandes empresas deben llegar a usarla como único documento de soporte de las transacciones.

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La factura electrónica más allá de ser un medio de fiscalización. Se convierte en el futuro de la documentación digital empresarial, de acuerdo con Elkin Rodríguez, jefe de producto ERP y Pyme de la firma Softland, especializada en soluciones de software empresarial.

Para Rodríguez, el cambio a la factura electrónica es direccionar a Colombia a un mundo y lenguaje universal de intercambio de documentos electrónicos para los negocios, siendo este un camino ya recorrido por empresas europeas y norteamericanas, en el que el país no se puede quedar atrás.

Explicó Rodríguez que esta nueva implementación de la documentación digital va de la mano con las estrategias de sistematización de las empresas, minimizando los procesos manuales, permitiéndoles gestionar de manera ágil y sencilla la generación y el envío de documentos electrónicos. Al mismo tiempo, elimina las barreras de comunicación y entendimiento empresarial, al unificar el idioma permitiendo que, sin importar el sistema, haya un lenguaje común en el intercambio de documentos integrándose cada vez más a un mercado ya globalizado.

Rodríguez agregó que la documentación digital también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios que son sensibles en los archivos físicos actuales. Para el caso de Colombia, el modelo inicial contempla como documentos electrónicos las facturas, notas débito y notas crédito, esto como parte de la gran variedad de archivos electrónicos, que en el estándar (UBL) con el que trabaja Colombia, contempla en la actualidad 31 documentos.

En el país las primeras resoluciones para implementar la factura electrónica llegaron de la mano con el 2018, en la etapa de masificación fijada por la DIAN. Se espera que para el 1 de enero del 2019, dicha entidad haya establecido su obligatoriedad para las pequeñas, medianas y grandes empresas, que presentan declaración de IVA, anotó Rodríguez.

Es así, precisó Rodríguez, como la documentación electrónica se convierte en el primer escalón de un intercambio digital de documentos en el que la DIAN tomará lugar como aliado certificando, por tal motivo, es importante que las empresas tengan un cambio de mentalidad y se prepararen adecuadamente.

Tips para la gestión del cambio:
 
1. Para pasar de un proceso físico a un proceso digital, lo recomendable es diagramar los mismos procesos y pasos que ya se llevan a cabo en una factura física para poderlos modelar en un ambiente digital.

2. Al interior de la empresa es necesario capacitar y realizar gestión del cambio con los colaboradores que tiene injerencia en el flujo de la facturación (facturadores, contadores, entre otros), ya que ellos van a tener acceso tanto al sistema, como al portal de la DIAN para la consulta de los documentos electrónicos y facturación electrónica.

3. La gestión del cambio implica la creación de un equipo de trabajo implementador del modelo de factura electrónica. Un primer paso para ellos es asesorarse y capacitarse en el nuevo circuito digital propuesto. Para ello, un muy buen primer paso es asistir a las sesiones programadas por la DIAN donde se ambienta a las empresas sobre el rumbo que deben adoptar frente a la facturación electrónica.

 4. Adquirir un sistema ERP o PYME especializado que le asegure tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos, y herramientas que permiten el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura. Esto es muy importante porque algunos sistemas solo realizan uno de estos dos pasos y esto traerá sobrecostos.

5. Asegúrese de que el sistema ERP o PYME que va a utilizar le permita modelar y adaptar estos pasos físicos, en un flujo de intercambio de documentos digitales. Como parte de estos está la factura electrónica.

6. La firma digital como aseguramiento. Para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro, la firma electrónica entrará a ser parte del cambio en el modelo. Aquí un certificado emitido por un organismo local permitirá dar este alcance.

7. Evite costos adicionales al buscar una casa de software o proveedor del sistema que lo acompañe en todo el proceso, que este en la capacidad de guiarlo durante implementación y que no sólo respalde el proceso de factura electrónica, sino que también le brinde un respaldo en los procesos de cambio en la gestión administrativa y al interior de la organización. Esto le ahorrara sobrecostos importantes.