Ya han pasado cerca de 18 meses en los que se han experimentado un sinnúmero de cambios los cuales han transformado la vida de las personas, especialmente, la forma en que trabajan. Una coyuntura que ha dado paso a la masificación de modelos y tendencias, las cuales para muchos eran inéditas. La movilidad y la flexibilidad son atributos que permitieron a las áreas de recursos humanos de las organizaciones establecer unas estrategias en las que el teletrabajo, el trabajo flexible o la oficina híbrida cobran hoy un mayor protagonismo.
Datos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia lo confirman. De acuerdo con el informe ‘Cuarto Estudio de Penetración del Teletrabajo en Empresas Colombianas’, desarrollado por la entidad en el año 2018 en el país había cerca de 122.000 teletrabajadores. En febrero del año en curso la cifra había incrementado cerca del 400 por ciento.
“Un ejercicio que ha sido muy positivo para las organizaciones y empleados. Colaboradores de organizaciones de diferentes sectores manifiestan sentirse más productivos, aprovechando los tiempos de desplazamientos para otras actividades. Igualmente, afirman poder contar con tiempos para compartir en familia y alcanzar el tan anhelado equilibrio entre la vida personal y profesional, así como colaborar al medio ambiente con menos contaminación y congestión vehicular”, afirma Hardwek Casallas, asesor del teletrabajo de MinTIC
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Trabajo flexible
En una realidad laboral en constante transformación, es necesario que las organizaciones tengan la capacidad de adaptarse a este entorno y a las diferentes tendencias que se imponen. Más aún cuando esta coyuntura plantea nuevos roles, otras preferencias de los colaboradores y una cultura organizacional única en cada empresa. Es por esto que los modelos que se implementen deberán tener una naturaleza sumamente integral.
De acuerdo con el estudio Tendencias Globales de Talento 2021 desarrollado recientemente por la consultora Mercer, el 69% de los líderes empresariales en Colombia confirmó haber desarrollado en su organización políticas y prácticas de trabajo flexible. Ellos han comprendido que la flexibilidad es un atributo que enriquece la propuesta de valor al empleado, con una mayor atención al bienestar y al equilibrio entre la vida personal y laboral.
“La implementación de esquemas de trabajos flexibles entrega un sinnúmero de ventajas a las organizaciones. Este modelo brinda herramientas para optimizar la infraestructura de la organización, garantiza una mayor productividad, fomenta la cooperación y una mayor satisfacción del colaborador que redunda en el compromiso” afirma Luis Fernando Londoño, consultor senior de Career para Mercer Latinoamérica.
¿Cómo implementar de forma adecuada este modelo flexible? En primer lugar, es necesario tener claridad que esta es una modalidad que va más allá del trabajo remoto, ya que garantiza que previo a un diagnóstico se evalúe si todas las posiciones pueden ser flexibles cuando sea necesario. Una vez teniendo claridad sobre este punto, es importante establecer una cultura de confianza y responsabilidad como elementos clave para el liderazgo y la colaboración. Igualmente, es necesario desarrollar una infraestructura que permita que los colaboradores puedan desarrollar sus labores sin contratiempos.
Entorno laboral
En el país, anteriormente ya se había sancionado la Ley 1221 de 2008, con la que se regula el teletrabajo, como elemento que fomenta la generación de empleo y autoempleo a través de las herramientas tecnológicas y de comunicación.
La pandemia fue igualmente, el detonante que masificó tendencias como el teletrabajo y las oficinas híbridas. Un referente que también impulsó la firma de la Ley 2088 de 2021, la cual tiene como objetivo establecer los parámetros sobre los que se deberá ejecutar el trabajo en casa en el país.
En Colombia, el Gobierno nacional a través del Ministerio TIC ofrece diferentes herramientas para que más empresarios puedan integrar el teletrabajo a sus operaciones. Este acompañamiento técnico consiste en ofrecer de forma permanente asesorías, talleres y conferencias, los cuales están liderados por expertos quienes tienen un amplio conocimiento y experiencia sobre la forma adecuada en que se debe implementar y la manera en que los colaboradores se pueden apropiar de este modelo.
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Los retos
La nueva normalidad plantea grandes retos a las organizaciones en cuanto deben garantizar que sus colaboradores tengan las herramientas necesarias para desarrollar sus labores, ya sea bien en casa o bajo un modelo de oficina híbrida. En este orden de ideas, es necesario que desarrollen sistemas con soluciones colaborativas y comunicación necesarias, para garantizar una labor fluida y con los más altos estándares de productividad.
“Hoy todavía, son muchas las empresas que aún no conocen cuáles son las herramientas que más se ajustan a las necesidades y tareas diarias de su negocio. Otras, por ejemplo, han evaluado e implementado algunas alternativas, aumentando con esto la complejidad de sus procesos, la desconexión con sus colaboradores y en este proceso han identificado reducciones en los índices de productividad” afirma Sugueit Tautiva, Presales Manager en Axity Colombia.
Frente a esta realidad es claro que integren las mejores soluciones que fomenten una dinámica de trabajo colaborativa y en la que los colaboradores puedan aportar ideas y generar soluciones a requerimientos puntuales. En ese sentido las herramientas de teleconferencia cumplen un papel fundamental para generar espacios de comunicación.
Igualmente, las herramientas de gestión han tenido un incremento convirtiéndose en aliados que ayudan a los colaboradores a optimizar sus tiempos y priorizar tareas. Hoy existen soluciones como el administrador de TI que permite ver y administrar de forma centralizada las llamadas, mensajes, reuniones, centros de contacto, servicios y dispositivos de colaboración en equipo. Finalmente, y ante el aumento de conexiones, es necesario integrar las soluciones de ciberseguridad más efectivas, las cuales permiten anticipar cualquier situación que ponga en peligro la operación de la organización.
El modelo híbrido
El Índice de Tendencias Laborales 2021 de Microsoft expuso que un 73% de los trabajadores encuestados a nivel global, quieren continuar trabajando en modalidad flexible. Además, las publicaciones de ofertas de trabajo remoto en LinkedIn aumentaron más de cinco veces durante la pandemia y el 46% planea mudarse ahora que puede trabajar de manera remota. Por ejemplo, en Colombia de acuerdo con el estudio Workquake: el Nuevo Orden Laboral, realizado por Citrix, antes de la pandemia, los trabajadores en el país solo hacían 3,52 días de teletrabajo al mes. Tras el aislamiento, 57% manifestó que su jornada laboral es más larga, mientras que 19% dijo que es más corta.
Así pues, hemos observado que la mayoría de los colaboradores demandan flexibilidad, no quieren sentirse obligados a volver a la oficina por completo ni quieren quedarse en casa, quieren tener la oportunidad de combinar ambos esquemas, tener opciones.
Ahora bien, ¿por qué medianas y grandes empresas están migrando hacia este modelo? ¿Cuáles son sus ventajas? Por un lado, aumenta el bienestar de los empleados, ya que pueden trabajar cuando y donde quieran. No solo esto, sino que reduce costos operacionales como el alquiler, suministros de oficina y otros gastos comerciales. Así mismo, contribuye a mantener a los colaboradores seguros, reduciendo la cantidad de personas en una misma oficina, creando espacios personales y facilitando la distancia, y finalmente, ayuda a reducir la carga operativa apostando a terceros como WeWork para administrar sus espacios.
Hay un gran cambio en la industria inmobiliaria corporativa como resultado del virus. A corto plazo, veremos empresas que buscan opciones de plazo más flexibles y más opciones para distribuir a los empleados entre varias ubicaciones diferentes en lugar de una ubicación específica. A largo plazo, veremos menos compañías multinacionales que quieran mantener sus propios arrendamientos de bienes raíces tradicionales y optarán por una transición hacia modelos híbridos, administrados por terceros, como WeWork.