El fraude contable consiste en la presentación errónea de la contabilidad de una compañía debido a alteraciones deliberadas de las cifras o a la entrega de información imprecisa sin intención que puede resultar de equivocaciones en los procesos manuales. Además de las sanciones legales, dicho fraude perjudica la reputación y la estabilidad financiera, convirtiéndose en una amenaza latente para cualquier organización.
Algunos ejemplos recurrentes de fraude contable son: ventas y servicios no declarados en impuestos, pago de nómina a trabajadores inexistentes, alteración o duplicación de facturas y documentos contables y bajas o incrementos falsos en inventarios. De hecho, el 82% de los directivos de multinacionales de todo el mundo, reconocen que sus organizaciones se han visto afectadas significativamente por actividades ilícitas, fraude, corrupción, entre otros.
Aunque existen prácticas para prevenir este problema desde la ética profesional y la gestión de permisos y licencias, el uso de recursos tecnológicos es hoy en día imprescindible para la verificación de facturas, estados financieros y otros registros contables.
Rindegastos, la plataforma que digitaliza el 100% de las legalizaciones de gastos empresariales, entrega 4 consejos para evitar el fraude contable:
-Capacite a los empleados: los empleados, además de conocer y aceptar las políticas contra el fraude de la organización y el código de ética, deben saber cómo proceder cuando identifican una situación irregular. Es importante que conozcan las señales de alerta y los mecanismos para reportar, incluido el reporte anónimo.
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-Automatice las legalizaciones de gastos: según Sebastián Plazas, Head de Ventas Colombia de Rindegastos, “una de las estrategias más efectivas para prevenir el fraude es utilizar herramientas que permitan digitalizar la legalización de gastos y cuyas funciones incluyan validaciones en línea con las entidades competentes, campos obligatorios a ser diligenciados por los empleados, topes de montos establecidos por categoría y reglas específicas”.
-Audite informes de gestión periódicamente: auditar con frecuencia informes de costos, gastos e ingresos de periodos específicos permite mitigar los riesgos de fraude.
-Valide gastos o facturas duplicadas: en promedio, entre el 2% y 4% de los gastos de una empresa están duplicados y es prácticamente imposible identificarlos de forma manual. “En Rindegastos, por ejemplo, desarrollamos un algoritmo de duplicidad que permite detectar en un 70% los gastos fraudulentos o duplicados. Esto es un alivio para muchas empresas que no contemplan este riesgo y le ahorra a nuestros clientes un 75% del tiempo que toma hacer este proceso manualmente” asegura Alfonso Cuadra, CEO de Rindegastos.
Un respaldo tecnológico adecuado es el mejor aliado para disminuir el fraude contable y para validar que la información entregada sea transparente y verificable. De esta manera, podemos corroborar la situación real de una empresa y sus relaciones comerciales.