*Desde el año 2012 se había decidido arrancar un proyecto en este sentido

Gabriel Sonny Cubillos

Periodista de EL NUEVO SIGLO

Se está trabajando para iniciar el proceso de digitalización de los archivos del Congreso de la República en lo que corresponde a las plenarias y sesiones del Senado y la Cámara de Representantes, lo  que permitiría conservar por mucho más tiempo los documentos que hoy están en un sistema análogo.

Todas las sesiones y documentos que produce el Congreso de la República deben ser conservados como archivo histórico, y en ese sentido existe un convenio con el Archivo General de la Nación para que este último como experto en el tema se encargue de ponerlo bajo su custodia. Ya se hizo una primera entrega de este material y se espera que en los próximos meses se produzca la segunda entrega.

De forma paralela desde el año 2012 el Congreso de la República tomó la decisión de aprovechar las nuevas tecnologías digitalizando sus archivos. No obstante, este proceso aún está pendiente de arrancar.

Sobre el particular el director del Archivo General de la Nación, Carlos Zapata, le dijo a EL NUEVO SIGLO que la entidad a su cargo está apoyando al Congreso en proyectos como el “de la digitalización de las plenarias que están en un medio análogo para poder hacer procesos de digitalización de ese material y que pueda ser preservado en el tiempo”.

Zapata explicó que la grabación de plenarias y demás sesiones del Parlamento y que se constituye en archivo histórico  “están en un medio análogo, están en cintas. Esas cintas hoy en día son de difícil conservación por las características del soporte. El Congreso pretendía iniciar en 2012 un proyecto de digitalización de esas cintas, pero es un proyecto muy complejo que no se ha podido ejecutar todavía”.

Agregó que el Archivo les está dando asistencia técnica “para que ellos puedan desarrollar el proceso de contratación de esa digitalización, que seguramente se va a hacer con entidades idóneas en la materia. Se están evaluando los mecanismos de contratación que se pueden llegar a utilizar para desarrollar este proyecto, y el propósito es que las cintas se convierten como el medio original que se debe preservar, y el medio digital que se derive de estas cintas es el que ellos utilizarían, por ejemplo, para hacer procesos de investigación o de consulta de lo que podría haber dicho un congresista en una determinada sesión”.

El Director del Archivo General de la Nación dijo también que se trata de un proceso muy complejo que significa una catalogación muy especializada, “obviamente estamos hablando de miles de horas de grabación y son proyectos que son costosos por su misma naturaleza, y por eso el Congreso está interesado en hacer una contratación o un proyecto que asegure que técnicamente lo que se haga se hace bien y que esos recursos se destinen adecuadamente”.

*Primera entrega

Una parte importante del archivo del Congreso de la República ya se encuentra en el Archivo General de la Nación a través de un convenio de cooperación entre las dos entidades, explicó el Director de esta última.

Añadió Zapata que “estamos trabajando en la segunda fase para que vengan aquí varios de los documentos que actualmente tiene el Congreso” a través de un convenio de custodia.

Con la segunda entrega de documentos por parte del Congreso al Archivo General de la Nación se reactivaría un proceso que ha estado frenado por cerca de una década. En ese sentido se estudia enviar leyes y documentos correspondientes a debates de los últimos 20 años, lo cual progresivamente irá aumentando concada periodo legislativo. De esta forma llegarían al Archivo General leyes originales, debates y alguna otra documentación complementaria, la mayoría del cual se encuentra en papel. Se calcula que por lo menos arribarían 150 cajas de este material en esta segunda entrega.

Por otra parte, el Archivo General de la Nación ha llevado a varios fondos la documentación que le ha entregado el Legislativo, uno de éstos se llama Congreso, que hace muchos años se describió y se publicó un catálogo.

También existe el Fondo Leyes Originales, y hoy se tiene el Archivo Histórico Legislativo, el cual llegó hace aproximadamente una década al Archivo General, que contiene también leyes originales y debates.  

Hace 30 o 40 años el Congreso le entregó en custodia al entonces llamado Archivo Nacional, que estaba ubicado en el edificio que hoy tiene la Biblioteca Nacional, una voluminosa remisión con documentos de leyes originales, que empiezan más o menos en 1919, y luego el Fondo-Congreso, que corresponde a oficios generados por el aparato legislativo a lo largo y ancho del país. Esa documentación llegó en su momento, y luego se frenó.