La Facturación Electrónica empezó su carrera contra el reloj en Colombia. Las miles de empresas que tiene el país deberán adoptar este modelo a partir del 1 de enero de 2018 y las más de 50 compañías que lideran el plan piloto del Gobierno Nacional en el tema han emprendido un maratónico camino de consultoría, asesoramiento y preparación para adecuarse a esta nueva tendencia tecnológica y masificar su uso en el país.
“En esencia, una factura electrónica es el documento que soporta las transacciones de compra de bienes o servicios generado con la utilización de cualquier tecnología para facilitar la interacción de compradores y vendedores a través de internet. Su utilización en el país puede generar incontables beneficios para las empresas y los compradores en términos de costos y efectividad”, aseguró Marly Pico, gerente general de Delcop Colombia.
Por ese motivo, Delcop Colombia, proveedor tecnológico de servicios de Facturación Electrónica, identifica las que considera como las principales ventajas que traerá la adopción de este nuevo modelo de facturación en Colombia:
Disminuye costos. Con la Facturación Electrónica se eliminan los gastos de impresión, envío y distribución de las facturas tradicionales, además de minimizar el tiempo empleado en su emisión y entrega. La Facturación Electrónica no contempla costos adicionales, ya que el proceso puede hacerse en plataformas de acceso común. La Dian ha calculado que los gastos pueden reducirse en un 60 % y ha asegurado que proveerá soluciones gratuitas a las pequeñas empresas.
Reduce el uso del papel. Contribuir al medio ambiente es otro de los aportes de la Facturación Electrónica, gracias a que su uso ayudará a las estrategias de reducción de costos y ahorro en papel de las compañías en Colombia. Además, la utilización del sistema electrónico de facturación podrá incrementar la competitividad de las empresas a través de su compromiso con la conservación del entorno en nuestro país.
Facilita el almacenamiento. El uso de esta tecnología elimina la necesidad de utilizar espacios físicos para conservar las facturas generadas por las empresas, además de asegurar su disponibilidad en cualquier momento y lugar a través de internet o sistemas digitales de respaldo. Este hecho hace necesario que las empresas también avancen en la automatización de su gestión documental, lo que ayudará en la organización, búsqueda y mantenimiento de archivos de manera más fácil, efectiva y con soporte técnico.
Simplifica las transacciones. Pagar productos y servicios nunca será tan fácil y rápido como cuando se masifique la Facturación Electrónica. En cuestión de segundos los compradores tendrán acceso a su información de compra y, si presentan quejas o sugerencias, podrán abrir canales de colaboración electrónica con las empresas que ayudarán a mejorar las experiencias de compra.
Mejora la trazabilidad. Ya no habrá facturas perdidas con la implementación de la Facturación Electrónica. Los recibos quedarán guardados en servidores como correos electrónicos o páginas de las empresas, lo que garantiza su acceso, trazabilidad y manejo cuando y donde se necesite.
Más seguridad. Sin duda, la seguridad de los datos será uno de los principales beneficios de la adopción de la Facturación Electrónica. Mecanismos como la firma electrónica, seguimientos de la Dian y protocolos internacionales de protección de la información de los usuarios blindarán los datos de los usuarios y darán confiabilidad a las facturas. Además, se podrán activar notificaciones por correo electrónico de envío y recepción, lo que protegerá aún más la información de compra.
Optimiza el control fiscal. La implementación de la facturación electrónica también genera un impacto positivo en la economía nacional. Su uso ayudará a disminuir la evasión de impuestos, al contar con una revisión constante de las transacciones por parte de la Dian, e incrementará el recaudo tributario, al evitar pagos sin factura o los registros adecuados de las compras y ventas en el país.
En esta línea, la Facturación Electrónica favorecerá el desarrollo económico de las empresas que la adopten. Sin embargo, lo fundamental está en acceder a servicios técnicos con soporte y recorrido, que permitan a las compañías ingresar en esta tendencia de manera exitosa y que genere los beneficios esperados.