Tener un control detallado de todas las ventas y del inventario, incluso en una pequeña empresa, no es tarea fácil. Por otro lado, tener esa información en la palma de la mano es fundamental para el crecimiento y la salud financiera de cualquier negocio. La tecnología en este sentido facilita -y mucho- ese seguimiento. Además ayuda a enfrentar las oscilaciones de venta y producción, a menudo impactadas por las incertidumbres políticas y económicas.

Para Álvaro Cysneiros, head de Mercado Internacional de Totvs, la gestión informatizada ayuda a los empresarios a entender mejor los productos que tienen alta demanda, las combinaciones de mercancías que más ocurren y muchas otras correlaciones. De esta forma, el empresario puede optimizar todo su proceso de compras: saber qué momento es el más adecuado, qué productos o servicios dan más retorno y, con ello, merecen mejores inversiones, y cuáles de ellos tienen poca salida para hacer una promoción. Es decir, es posible controlar mejor toda la operación, identificar si está dando ganancias, hacer una previsión a largo plazo y las correcciones necesarias antes de convertirse en un gran problema.

Y no hay duda que tener esa información es importante para la longevidad. Importantes consultoras indican que la falta de inversión en la gestión del negocio (planificación y administración) es uno de los principales factores para el cierre de muchas empresas. Porque la mayoría de los empresarios sólo buscan soluciones para adaptarse a la legislación, como la emisión de facturas, por ejemplo.

Actualmente, muchos de estos empresarios utilizan Excel para hacer su gestión, sin embargo, consideran la herramienta compleja, pues requiere innumerables fórmulas y reglas. Esta dificultad hace que desistan del programa y se adhieran a la vieja práctica del cuaderno, dificultando aún más el seguimiento del flujo de caja y el control de todos los detalles de la empresa.

Por otro lado, en los sistemas de gestión, las reglas se definen según las mejores prácticas, siendo necesario simplemente insertar los datos para obtener informaciones del negocio y, con base en ellas, planificar los próximos pasos.