Todo el mundo sabe que la tecnología juega un papel importante en el crecimiento del negocio y que la dependencia de software avanzado, aplicaciones y hardware sigue creciendo. La nube y las opciones de dispositivos móviles se han convertido en la alternativa más inteligente para la mayoría de las empresas deseosas de aprovechar la libertad en cualquier momento y lugar. Sin embargo, a medida que las nuevas soluciones están cada vez más disponibles, no es raro que los propietarios de pequeñas empresas se sienten desconcertados por la variedad y la complejidad de las opciones tecnológicas. Muchos tienen miedo de tomar las decisiones equivocadas cuando se trata de seleccionar e implementar nuevas tecnologías.
Según la encuesta Visión Tecnológica Pymes 2017 de Brother International Corporation, el 61% de los encuestados en Colombia dijo que al menos una parte del tiempo se sentía abrumado por el número de opciones tecnológicas disponibles para ayudar a administrar sus negocios. La investigación también reveló que un asombroso 74% admitió que en al menos una ocasión fingieron saber más acerca de la tecnología de oficina de su empresa de lo que realmente hacen.
Aprovechando al máximo la tecnología
Es innegable que somos una sociedad dependiente de la tecnología, con cada vez menos tareas realizadas sin la ayuda de recursos automatizados o digitales. En la mayoría de las pequeñas empresas, la tecnología desempeña un papel crítico en cuatro áreas de negocio clave: contabilidad, operaciones, servicio al cliente y gestión de la información. Una gama de aplicaciones han sido diseñadas específicamente para ayudar a las Pymes a automatizar y gestionar las funciones críticas del negocio. Muchos de estos están disponibles de forma gratuita o por una pequeña tarifa de usuario.
Las aplicaciones y programas disponibles incluyen procesadores de textos, hojas de cálculos y editores de presentaciones, aplicaciones para ayudar a las empresas a administrar ingresos y gastos desde cualquier dispositivo móvil y programas que pueden ayudar a las empresas a mantenerse organizadas mediante actividades de seguimiento, así como la gestión de relaciones con los clientes y contactos. Incluso hay programas que pueden ayudar a las pequeñas empresas a recuperar documentos o archivos electrónicos que se han perdido.
Los dueños de negocios necesitan dedicar tiempo a entender los requerimientos tecnológicos específicos de sus operaciones comerciales diarias y de largo plazo.
También tienen que asegurarse de que los miembros de su equipo están adoptando estas tecnologías y la utilización de ellos para la máxima eficiencia. Como mínimo, las empresas necesitan implementar políticas internas para ayudar a los trabajadores a adaptarse a medida que se agregan nuevas tecnologías. Una manera eficaz de lograr esto es organizar talleres de capacitación para los empleados siempre que se introduzca una nueva tecnología.
Mantenerse al día con la tecnología y aprender a usar nuevas herramientas no tiene por qué ser arduo ni tomar mucho tiempo. Los equipos de oficina y proveedores de software se esfuerzan continuamente por hacer sus productos más intuitivos y fáciles de usar. Los sitios web generalmente tienen una gran cantidad de información, así como secciones con preguntas frecuentes, FAQ, y enlaces a foros de usuarios, mesas de ayuda y servicio de atención al cliente en línea. Los videos “Unboxing” de YouTube también proporcionan instrucciones paso a paso sobre cómo configurar y utilizar máquinas de oficina comunes y también pueden servir de guía a través de aplicaciones específicas; por ejemplo, cómo enviar un informe de gastos a través de un smartphone.
Luis López, miembro del grupo asesor de pequeñas empresas de América Latina para Brother y fundador de Creadictos, una pequeña empresa con sede en Bogotá que proporciona información y servicios para la industria de la publicidad utiliza una variedad de aplicaciones de software gratuitas o de bajo costo para ayudar a administrar clientes y procesos internos.
"Estas herramientas son nuestra mano derecha cuando se trata de crear eficiencia", dice López. "Cada aplicación satisface una necesidad crítica que automatiza muchos de nuestros flujos de trabajo y procesos. Contamos con una plataforma de administración de proyectos que mantiene actualizados tanto los equipos internos como los clientes en todos los proyectos. Tenemos un programa de software que integra nuestras campañas de email marketing y maneja muchas tareas de CRM para seguir las diversas etapas y necesidades de nuestros clientes. Y como hemos ampliado nuestro alcance de los medios sociales, utilizamos los cuadros de mando de las redes sociales para ahorrar tiempo al programar nuestras diversas publicaciones".
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